A área financeira das instituições de ensino no Brasil tem enfrentado o maior de seus dilemas: como digitalizar e, simultaneamente, otimizar o fluxo de caixa para garantir a sustentabilidade? O que antes era um conjunto de processos arcaicos e manuais, hoje exige agilidade, transparência e eficiência para garantir a sobrevivência e competitividade no mercado educacional.

Este artigo explora os desafios históricos da gestão de recebíveis em instituições de ensino e detalha o caminho obrigatório para a digitalização financeira da educação, mostrando como plataformas fintech especializadas estão solucionando os desafios das instituições educacionais brasileiras.

Legado analógico e a necessidade de digitalização

Inicialmente, a gestão financeira nas instituições de ensino era sinônimo de lentidão e processos arcaicos, gerando uma grande dificuldade para a gestão de capital de giro e redução da inadimplência.

Por muitos anos, a operação financeira era exclusivamente presencial e engessada. Os pagamentos de mensalidades e contratos de matrícula eram, em sua maioria, realizados na secretaria ou tesouraria da própria instituição.

Na prática, 99% das transações se davam via boleto bancário, gerando uma dependência de arquivos remessa e retorno que resultavam em informações financeiras divergentes e atrasadas.

Em consequência disso, a apuração do fluxo de caixa e o controle de recebíveis exigiam um trabalho manual intenso e propenso a erros manuais e atrasos nas tomadas de decisões estratégicas pelos gestores.

Além disso, as instituições de ensino sempre tiveram grande dificuldade em repassar o custo educacional para o preço das mensalidades. Entre 1990 e meados dos anos 2000, por exemplo, o preço médio das mensalidades, em cursos como Administração, chegou a cair pela metade, enquanto o custo da folha de pagamento subia exponencialmente devido à titulação e tempo de serviço dos professores.

Essa defasagem levou muitas instituições a períodos deficitários. A simples matemática de cobrar 12 mensalidades dos alunos, mas pagar 13 salários às equipes internas, tornava o fechamento da conta difícil e o gerenciamento do fluxo de caixa um pesadelo constante.

A digitalização financeira na educação: eficiência e transparência

A necessidade de transformação digital na educação foi inicialmente impulsionada pela expansão do EaD no Brasil. No entanto, com a chegada da pandemia, o modelo antigo ficou definitivamente para trás, tornando a digitalização uma obrigatoriedade para a sobrevivência competitiva. Hoje, ela é o pilar para a tomada de decisão acelerada e a eficiência operacional em instituições de ensino dos mais variados portes.

Antes da transformação digital, a decisão dos gestores educacionais era lenta, exigindo a reunião manual dos dados da tesouraria, contabilidade e recursos humanos. Com a digitalização, o cenário mudou radicalmente: as plataformas de pagamento ofereciam transparência e relatórios em tempo real sobre todos os recebíveis, facilitando as tomadas de decisões em tempo estratégico.

Junto a isso, o tradicional boleto bancário perdeu espaço. Com o tempo e as mudanças comportamentais dos alunos, o cartão de crédito passou a dominar boa parte das transações e, com a chegada do Pix (especialmente o Pix parcelado), os pagamentos digitais se tornaram algo definitivo. Era preciso uma plataforma moderna de gestão de recebíveis que se alinhasse a essa mudança para que as instituições de ensino não perdessem alunos no momento das matrículas e rematrículas.

A chegada das fintechs no mercado educacional

No modelo tradicional, os boletos eram frequentemente usados como uma base para liberação de crédito pelos bancos, o que gerava riscos e rejeições por análise de crédito do aluno. As fintechs surgiram como uma inovação que eliminava essa dependência e focava na garantia e agilidade dos recebimentos.

A edunext, por exemplo, uma fintech desenvolvida para a educação e empresas educacionais, oferece uma carteira bancária virtual, garantindo muito mais segurança para a instituição, especialmente no processo de antecipação de recebíveis. A plataforma resolve de maneira absoluta e completa as contas a receber, transformando o financeiro em um fator de crescimento.

Em nossa live, você pode conferir na íntegra a discussão e insights sobre como solucionar os desafios financeiros da educação com soluções inovadoras

A importância de oferecer uma excelente experiência ao usuário

A principal característica da edunext é ser uma fintech de educação que se integra de forma eficiente com qualquer ERP do mercado. O seu objetivo principal é otimizar o tempo e reduzir o custo das operações, melhorando a conversão de potenciais alunos em alunos matriculados:

• Velocidade na conversão: a capacidade de processar a matrícula, junto aos seus termos e assinaturas digitais, é medida em segundos.
• Experiência do usuário (aluno): um processo de matrícula facilitado e fluido é um ponto decisório. Afinal, as novas gerações esperam a mesma facilidade que encontram ao assinar serviços de streaming ou fazer compras online.
• Robustez tecnológica: a plataforma foi desenhada para processar milhares de transações e pedidos de matrícula simultâneos, garantindo a estabilidade em picos de campanha.

Um exemplo prático de sucesso é a parceria com a Faculdade Hub (Grupo Primo), que lançou cursos de Pós-Graduação e MBA usando a plataforma, registrando volumes altos, como mais de 1000 matrículas no mesmo dia, sem qualquer desestabilização do sistema financeiro.

Segurança, transparência e conformidade para as instituições de ensino

Para os gestores financeiros, a segurança do capital é um fator primordial. A edunext garante essa segurança com total transparência regulatória.

A edunext opera como um meio de pagamento, e os clientes possuem contas gráficas em um banco parceiro, totalmente reguladas pelo Banco Central, armazenando o dinheiro com segurança. A plataforma filtra e organiza as informações, gerando relatórios financeiros detalhados sobre valores, taxas e meios de pagamento (Pix, boleto, cartão), eliminando a necessidade de conferência manual e erros manuais. A instituição de ensino tem total liberdade para resgatar o dinheiro imediatamente e enviá-la para sua conta bancária tradicional.

A digitalização financeira não é mais uma opção, mas sim uma necessidade para a sobrevivência e competitividade das instituições de ensino. Isso é especialmente importante para as instituições de pequeno e médio porte (entre 1000 e 10000 alunos), que ainda mantêm processos manuais e precisam ingressar no mundo digital.

A edunext oferece essa transformação eliminando o custo de implantação (setup fee) que historicamente restringia o acesso a novos sistemas. Olhando para o futuro, a plataforma já oferece adiantamentos de recebíveis e crédito diretamente dentro do sistema, solidificando-se como a parceira estratégica que descomplica a vida dos gestores de instituições de ensino.

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